私は、以前秘書をしていました。
エクナット・イーシュワランの著書『スローライフでいこうーゆったり暮らす８つの方法』を読んだとき、気がついたことがありました。
それは、「スローライフ」と「秘書業務」には共通点があるということです。
秘書は世話係？
「秘書」と聞くと、皆さんはどのようなイメージを持たれるでしょうか？
ビシッとスーツにハイヒールのカッコイイ女性？
それとも、システム手帳を片手にバリバリ仕事をするやり手？
確かに、そういう方も沢山いらっしゃるでしょうね。
実は「秘書業務」には、すごくたくさんの仕事があるんです。
私はある企業で、役員の秘書をしていました。
いつも、いくつもの仕事を同時進行させていて、とにかく疲労感がハンパなかった記憶があります。私の当時の仕事内容は、大体以下の通りです。
まず担当役員のスケジュール管理。予算の管理。メールの管理。
担当役員と仕事関係者の取り次ぎ。来客・電話応対。書類の作成・準備。
面談(会議)場所のセッティング。会議室・ホテル等の予約。
切符の手配やタクシーの手配。精算。稟議書作成。
礼状やお見舞い状などの他、慶弔に関わるいろいろなこと。
そのほか、細かいことまであげればきりがないほど、本当に様々でした。
いつも全く気が抜けず、もし何か忘れたりしてミスがあったら、たくさんの方に迷惑がかかってしまうという緊張感がありました。
秘書業務でミスをしないコツ
仕事は同時進行ですが、締め切りや予約、約束の日時がすべて決まっているので、一つ一つ細かく確認をしていかなければなりません。
それに加え、急に別の仕事が入ることもあれば、予定が変わることもあります。
しかも、けっこう頻繁に…。
絶対にミスをしないためには、仕事の優先順位を決めることが必要不可欠です。そして、毎日自分のスケジュールを立て、完璧にそれを遂行するのです。
急に入った仕事も予定の変更も、その都度スケジュールを変更して対応していました。
「スローライフ」との共通点
エクナット・イーシュワランは著書の中で、生活をスローダウンさせる８つのプログラムを提案しています。
その中の一つが『一点集中すること』です。
それは効率や仕事の質を上げるために、しなければいけないことに優先順位をつけ、一つ一つに集中して丁寧にこなすこと。
まさにその通りだと思いました。
私は秘書として絶対にミスをしないために、仕事の優先順位を決めて、一つ一つの仕事に集中するようにしていました。
その結果、頭の中がすっきりとして、効率も上がったのです。おかげさまで、大きなミスをすることもありませんでしたね。
「スローライフ」と「秘書業務」の共通点、意外にもそんなところに見つけることができました。
それから、秘書という仕事ですが、見た目以上にけっこうしんどい仕事です。
でも、自分よりずっと年上の方たちが、私の担当役員に話すときと同じように敬語で話してくれたり、すごく丁寧に接してくれることは、ちょっと気分がよかったですね(笑)
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