ゆるっと京都 de スローライフ

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「スローライフ」と「秘書業務」の意外な共通点!

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私は、以前秘書をしていました。

 

エクナット・イーシュワランの著書『スローライフでいこうーゆったり暮らす8つの方法』を読んだとき、気がついたことがありました。

 

それは、「スローライフ」と「秘書業務」には共通点があるということです。

 

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秘書は世話係?

 

「秘書」と聞くと、皆さんはどのようなイメージを持たれるでしょうか?

 

ビシッとスーツにハイヒールのカッコイイ女性?

それとも、システム手帳を片手にバリバリ仕事をするやり手?

確かに、そういう方も沢山いらっしゃるでしょうね。

 

実は「秘書業務」には、すごくたくさんの仕事があるんです。

 

私はある企業で、役員の秘書をしていました。

いつも、いくつもの仕事を同時進行させていて、とにかく疲労感がハンパなかった記憶があります。私の当時の仕事内容は、大体以下の通りです。

 

まず担当役員のスケジュール管理。予算の管理。メールの管理。

担当役員と仕事関係者の取り次ぎ。来客・電話応対。書類の作成・準備。

面談(会議)場所のセッティング。会議室・ホテル等の予約。

切符の手配やタクシーの手配。精算。稟議書作成。

礼状やお見舞い状などの他、慶弔に関わるいろいろなこと。

 

そのほか、細かいことまであげればきりがないほど、本当に様々でした。

 

いつも全く気が抜けず、もし何か忘れたりしてミスがあったら、たくさんの方に迷惑がかかってしまうという緊張感がありました。

 

 

秘書業務でミスをしないコツ

 

仕事は同時進行ですが、締め切りや予約、約束の日時がすべて決まっているので、一つ一つ細かく確認をしていかなければなりません。

それに加え、急に別の仕事が入ることもあれば、予定が変わることもあります。

しかも、けっこう頻繁に…。

 

絶対にミスをしないためには、仕事の優先順位を決めることが必要不可欠です。そして、毎日自分のスケジュールを立て、完璧にそれを遂行するのです。

 

急に入った仕事も予定の変更も、その都度スケジュールを変更して対応していました。

 

 

スローライフ」との共通点

 

エクナット・イーシュワランは著書の中で、生活をスローダウンさせる8つのプログラムを提案しています。

 

その中の一つが『一点集中すること』です。

 

それは効率や仕事の質を上げるために、しなければいけないことに優先順位をつけ、一つ一つに集中して丁寧にこなすこと
 

まさにその通りだと思いました。

 

私は秘書として絶対にミスをしないために、仕事の優先順位を決めて、一つ一つの仕事に集中するようにしていました

 

その結果、頭の中がすっきりとして、効率も上がったのです。おかげさまで、大きなミスをすることもありませんでしたね。

 

スローライフ」と「秘書業務」の共通点、意外にもそんなところに見つけることができました。

 

それから、秘書という仕事ですが、見た目以上にけっこうしんどい仕事です。

でも、自分よりずっと年上の方たちが、私の担当役員に話すときと同じように敬語で話してくれたり、すごく丁寧に接してくれることは、ちょっと気分がよかったですね(笑)

 

 

 

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